People Analytics: Atualizar dados em ambiente de mudanças

Neste artigo você terá dicas e orientações sobre como garantir a atualização dos dados em um ambiente de mudanças.

Empresas que têm a inovação como um de seus princípios culturais tendem a envolver mudanças constantes em seus processos, produtos e até mesmo estruturas, e é nesse contexto que People Analytics (PA) encontra o desafio de manter relatórios e bases de dados atualizadas frente a tantas mudanças. Este artigo tem o objetivo de apresentar uma das soluções possíveis de serem desenvolvidas para lidar com esse desafio!

            Contextualizando, a equipe de People Analytics aqui abordada faz parte da diretoria de Pessoas & Cultura / Recursos Humanos (RH) de uma empresa que, apesar de já ser uma empresa de grande porte, nasceu como uma startup e tem uma cultura de inovação muito presente. Dentro da área de RH, PA atende principalmente as áreas de ponta, Business Partners (BPs) e equipe de recrutamento, assim como outras áreas especialistas como endomarketing, diversidade e inclusão e gerenciamento de talentos. Seu papel principal é fornecer informações atualizadas sobre as pessoas colaboradoras de forma centralizada e facilitada, pronta para análise.

            A empresa conta com um sistema integrado de gestão empresarial (ERP), o TOTVS Protheus, o que significa que se tratando dos dados utilizados pelo time de PA, a maioria tem origem nesse sistema (relação dos funcionários, sua gestão, centro de custo, diretoria, função, salário, dentre outras coisas). O Protheus é um sistema robusto, que computa diversas informações de diversas áreas dentro da companhia, o que implica em ser um sistema consistente que não é tão amigável à mudanças e alterações constantes. A companhia, por outro lado, muda constantemente suas estruturas, áreas e subáreas são criadas e deixam de existir, as pessoas mudam de gestão, participam de recrutamentos internos, e tudo isso faz com que as informações fiquem desatualizadas com frequência.

            A ferramenta oficial de planilhas da companhia é o Google Planilhas, e é por ele que a maioria das informações e relatórios de PA são compartilhados. Quando se fala desse tópico é difícil não abordar a comparação Google Planilhas vs. Microsoft Excel, e mesmo ambos tendo seus pontos fortes e fracos, a solução aqui desenvolvida está muito ligada à capacidade de compartilhamento e atualização em tempo real da plataforma da Google, então temos um ponto para o Planilhas!

            Brincadeiras à parte, voltamos à questão principal: manter informações originadas do ERP atualizadas com as mudanças diárias do negócio. O processo de atualização do Protheus envolve aprovações de pessoas e operações do sistema, o que implica em uma demora para que as informações sejam atualizadas. Para People Analytics, as informações são extraídas do Protheus, carregadas, tratadas e então disponibilizadas para consumo dentro do Google Planilhas.

Se não é possível contornar a demora da atualização do ERP, então como podemos garantir a atualização das informações? A resposta encontrada foi: a atualização/tratamento das informações em tempo real, em parceria com as equipes de ponta.

            O primeiro passo foi criar um arquivo/conjunto de arquivos no Planilhas que armazena informações auxiliares, como grupo de cargos, agrupamento de diretorias, BPs responsáveis por diferentes áreas, e sempre utilizar esses arquivos como base para tratamento de informações. O segundo passo foi criar “planilhas de ajustes” em que as BPs podem indicar as mudanças mais recentes, e que ainda não foram computadas pelo Protheus. O terceiro passo foi incluir as indicações manuais das BPs no processo de tratamento dos dados (de forma automatizada), fazendo com que essas sobrescrevam as informadas pelo ERP.

Em um exemplo fictício, temos o caso do José que está mudando de gestão, agora respondendo para o João, e o caso da Ana que é da diretoria Financeiro e estava com o cadastro errado. Na imagem abaixo, nas colunas pretas, com a marcação “ERP”, temos os dados originais vindos do Protheus, e nas colunas laranjas, com a marcação “BP”, os dados atualizados nos casos em que há necessidade de correção.

Então, esses inputs são importados para o arquivo que contém a base inicial do ERP e que está realizando o tratamento em tempo real. Nesse processo, ele realiza a checagem se há algum input das BPs, se houver, ele corrige com a informação atualizada, se não houver, ele mantém a informação original. A imagem abaixo ilustra como seria o processo de correção da diretoria da Ana:

Por fim, o relatório final se mantém com a mesma estrutura, mas exibe as informações atualizadas com os inputs das BPs. A imagem a seguir mostra como ficaria o relatório/base de dados final, já com a nova gestão de José e nova diretoria de Ana.

Voltando às funcionalidades do Google Planilhas, a função que se mostra essencial para esse processo é a IMPORTRANGE, que permite que dados sejam importados de uma planilha para a outra em tempo real. É ela que possibilita a importação e utilização de bases de apoio centralizadas para tratamento de dados em diversas planilhas, assim como a importação dos inputs das BPs que atualizam as informações base do Protheus. Tendo importado as informações, o resto são muitas condicionais, PROCVs e QUERYs para chegar ao resultado final.

            Em resumo: as informações iniciais são extraídas do Protheus e os inputs atualizados são informadas pelas BPs e sobrescritas no processo de tratamento de dados em tempo real. Com isso, quando alguma mudança acontece, basta que elas indiquem na sua planilha que as informações são atualizadas em todos os relatórios feitos pelo time de PA, garantindo autonomia e agilidade nesse processo.